Best Practices

GMX sieht sich in der Pflicht, einen vertrauenswürdigen und sicheren Dienst zur Verfügung zu stellen. Daher genießt die sorgfältige Bewertung eingehender E-Mails sowie das Vorgehen gegen unerwünschte Nachrichten höchste Priorität.

Für den Versand von Massen-E-Mails gelten folgende Grundsätze:

Zur Vermeidung einer Überfrachtung des Posteingangs mit nicht ausdrücklich und nicht erwünschter Massenkommunikation sind E-Mails, die nicht gängigen Standards wie denen der M3AAWG Arbeitsgruppe und der Certified Sender Alliance (CSA) entsprechen, im Sinne unserer Nutzer erst von diesen ausdrücklich als gewünscht einzustufen, um in den Posteingang zugestellt zu werden.

Anforderungen an den Massenversand:

  • Die Messaging Anti-Abuse Working Group (M3AAWG) erarbeitet in Zusammenarbeit mit großen und bedeutenden Anbietern von Dienstleistungen im Internet regelmäßig einen Leitfaden zum Versand von E-Mails. Verwenden Sie diesen als Grundlage Ihrer Arbeit.

  • Um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Nachrichten zu gewährleisten, ist die Verwendung einer DKIM-Signatur verpflichtend. Ein wesentlicher Bestandteil dabei ist, ein DKIM-Alignment sicherzustellen. Um dies zu erreichen, muss die DKIM-Domain mit Ihrer From-Domain (RFC 5322.From) übereinstimmen, mindestens in relaxter Form. Nachfolgend finden Sie Beispiele, die diese Anforderung verdeutlichen.
    • Beispiel 1: (zeigt ein relaxed DKIM Alignment)
      • DKIM-Domain: example.com
      • From-Domain (RFC 5322.From): child.example.com
    • Beispiel 2: (zeigt ein relaxed DKIM Alignment):
      • DKIM-Domain: child.example.com
      • From-Domain (RFC 5322.From): example.com
    • Beispiel 3: (zeigt ein strict DKIM Alignment)
      • DKIM-Domain: example.com
      • From-Domain (RFC 5322.From): example.com
    • Beispiel 4: (zeigt ein strict DKIM Alignment)
      • DKIM-Domain: child.example.com
      • From-Domain (RFC 5322.From): child.example.com

  • Versenden Sie E-Mails nur an Personen, von denen Sie das Einverständnis zum Empfang von Massen-E-Mails wie z. B. Newsletter haben. Empfehlenswert ist beispielsweise die Verwendung des Double-Opt-in-Verfahrens.

  • Impressumspflicht: Alle Beteiligten, die einen Newsletter versenden oder den Auftrag dazu erteilen, müssen für die jeweilige Empfängergruppe deutlich erkennbar sein.

  • Der Empfang von Massen-E-Mails (Newsletter, Werbung etc.) muss für die empfangende Person schnell und einfach widerrufbar sein.
    Ein entsprechender Verweis sollte daher in jeder E-Mail enthalten sein. Idealerweise sollte Ihr Newsletter jedoch die Kriterien des neuen Internetstandards RFC 8058 erfüllen. Wird Ihre E-Mail von uns als legitimer Newsletter erkannt und erfüllt den neuen RFC-Standard, wird bei GMX der standardisierte Newsletter-Abbestellen-Link angezeigt. Über diesen kann sich der Empfänger bequem abmelden. Erfüllt Ihr Newsletter den neuen RFC-Standard nicht, kann eine Widerrufsmöglichkeit auch durch Bereitstellung einer gültigen Antwortadresse erfolgen.

  • Um eine gute Reputation Ihrer Domain zu wahren, senden Sie E-Mails nur an Personen, die Ihre E-Mails auch tatsächlich empfangen und lesen möchten. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Spam-Beschwerden, welche möglicherweise Sanktionen gegen Ihre Domain zur Folge haben könnten.

  • Entfernen Sie außerdem E-Mail-Adressen aus Ihrem Bestand, die wiederholt und somit permanent nicht erreichbar waren. Versenden Sie an zahlreiche unbekannte (oder mittlerweile deaktivierte) GMX E-Mail-Adressen unternommen, erfolgt eine temporäre Sperrung des Versandsystems. Wir behalten uns in solchen Fällen auch dauerhafte Sperrungen vor.

  • Wir empfehlen Ihnen die Teilnahme an der "Certified Senders Alliance". Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Probleme bei der Zustellung, trotz Beachtung unserer Empfehlungen:

  • Werden Ihre E-Mail-Zustellversuche an uns trotz Beachtung aller Empfehlungen abgelehnt, gibt unser Mailsystem eine mehrzeilige Fehlermeldung aus. Diese gibt Auskunft über die Ursache der Ablehnung und ob das Postmaster-Team von GMX kontaktiert werden müssen, um die Ursache zu beheben. Ein Beispiel hierfür ist, dass Ihre IP-Adresse oder Domain auf einer internen Blocklist geführt wird oder ein Richtlinienverstoß vorliegt.

  • Darüber hinaus kann es bei Massenversendungen vorkommen, dass trotz IP-Warmup eine Drosselung durch unser System erfolgt. Auch in diesem Fall kann über die entsprechende Fehlermeldung der Kontakt zu uns hergestellt werden.

  • Beispiel einer entsprechenden Fehlermeldung:
    421-gmx.net (mxgmx101) Nemesis ESMTP Service not available
    421-Service unavailable
    421-Reject due to policy restrictions
    421 For explanation visit https://postmaster.gmx.net/error-messages?ip=&c=poli

Glossar

  1. Die Messaging, Malware and Mobile Anti-Abuse Working Group ist ein internationaler Verband bestehend aus Internet-Service-Providern, Anti-Spam und Anti-Virus Technologie Herstellern sowie weiteren interessierten Parteien. Der Verband bietet seinen Mitgliedern ein Forum zum Austausch rund um das Thema Sicherheit in der Nachrichtentechnik. https://www.m3aawg.org/
  2. RFC Bezeichnet Dokumente, die die technischen oder organisatorischen Richtlinien zum Internet beschreiben.
  3. Opt-in bezeichnet ein Verfahren, bei dem eine Privatperson der Kontaktaufnahme zu Werbezwecken explizit zustimmt. Erweitert dazu bietet das Double-Opt-In Verfahren zudem die Sicherstellung, dass die angegebene E-Mailadresse auch dem Endverbraucher gehört. Dazu wird in der Regel ein Verifizierungslink an die E-Mail-Adresse geschickt, der vor der Aufnahme in eine Verteilerliste einmalig aufgerufen werden muss. Damit wird verhindert, dass E-Mail-Adressen durch Dritte auf Verteilerlisten gesetzt werden können.